Un paziente può conoscere lo studio attraverso Google o il sito e proseguire su Doctolib per scegliere un appuntamento.
Il percorso funziona quando professionista, sede, prestazione e disponibilità coincidono. Prima di inserire un pulsante, serve quindi organizzare l’agenda e chiarire quali prenotazioni possono essere completate online. Questa guida riguarda il lavoro amministrativo dello studio: preparare il profilo, controllare gli orari, coordinare la segreteria e verificare ciò che vede il paziente, mantenendo le informazioni sanitarie nei sistemi previsti per gestirle.
Indice della guida
Distingui il profilo del professionista da quello della struttura
Parti da un elenco dei professionisti, delle sedi e delle agende che devono essere raggiungibili. Uno studio con più specialisti non deve essere presentato come se ogni pagina identificasse la stessa persona. Nella ricerca Doctolib il paziente può cercare un professionista oppure una struttura e scegliere fra i luoghi di visita disponibili.
Assegna a ciascuna pagina del sito una destinazione coerente: la biografia del medico deve accompagnare alla sua prenotazione, mentre la pagina del centro deve rendere comprensibile la scelta del servizio. Controlla nome, specializzazione e indirizzo senza affidarti soltanto alla fotografia.
Concorda inoltre chi può modificare i dati del profilo e chi gestisce gli appuntamenti. Verifica i diritti dell’account effettivamente utilizzato prima di incaricare la segreteria di un aggiornamento.
Prepara informazioni pubbliche utili prima della prenotazione
Confronta il profilo con la pagina dello studio: indirizzo completo, recapito amministrativo, accesso alla sede e nomi dei professionisti devono essere aggiornati. Specifica gli elementi organizzativi che aiutano a raggiungere lo studio, come piano, ingresso e modalità per contattare la segreteria.
Usa fotografie autorizzate e riconoscibili dell’ambiente e del personale, evitando pazienti identificabili o documenti leggibili. Se pubblichi tariffe, controlla a quale prestazione si riferiscono e chi ne verifica le variazioni. Le istruzioni sanitarie richiedono invece il controllo del professionista responsabile.
Esempio ipotetico: un medico riceve in due sedi. Prima di promuovere la pagina del martedì, controlla che il pulsante porti alla sede prevista o che la scelta della sede sia spiegata chiaramente. Per coordinare anche Maps, consulta la guida alla scheda Google di medici e studi.
Scegli quali prestazioni possono essere prenotate online
Prepara con il professionista un elenco delle prestazioni effettivamente prenotabili. Per ognuna verifica nome comprensibile, durata, agenda associata e modalità di accesso. Evita due voci quasi identiche che il paziente non saprebbe distinguere senza chiamare.
La documentazione Doctolib sulle prestazioni distingue disponibilità per i pazienti, prenotazione da parte di professionisti sanitari e uso interno, secondo la versione utilizzata. Un’attività presente nell’agenda di lavoro non è quindi necessariamente selezionabile dal pubblico.
Lascia alla segreteria i casi per cui serve un contatto preliminare e spiega sul sito come procedere. Non usare una voce generica per far scegliere autonomamente percorsi che richiedono una valutazione. Dopo una modifica, osserva il menu pubblico: la terminologia interna dello studio può risultare poco chiara a chi prenota per la prima volta.
Fai coincidere aperture, agende e disponibilità reali
Per attivare le prenotazioni online occorrono un profilo visibile, un’agenda abilitata e prestazioni prenotabili associate alle aperture. La guida ufficiale specifica che questa funzione riguarda le versioni a pagamento: verifica il prodotto dello studio prima di prometterne l’attivazione.
Le aperture Doctolib possono essere ricorrenti o riferite a una giornata specifica. Controlla che riflettano i turni effettivi, comprese ferie, sostituzioni e variazioni di sede.
Quando una prestazione non mostra posti, verifica in ordine:
- agenda e periodo selezionati;
- aperture previste e prestazioni associate;
- assenze che occupano gli orari;
- intervalli consentiti per prenotare.
La pagina sull’assenza di disponibilità online permette di riconoscere questi casi senza ricreare il profilo.
Collega il sito al percorso pubblico corretto
Apri il profilo come visitatore e copia il collegamento pubblico verificato. Sul sito usa un pulsante esplicito, per esempio “Prenota su Doctolib”, vicino alle informazioni sul professionista e sulla sede. Il passaggio a una piattaforma esterna deve risultare comprensibile anche da telefono.
Un normale collegamento è spesso sufficiente. Se utilizzi un pulsante o un’integrazione fornita da Doctolib, chiedi il codice previsto per lo studio e verifica il comportamento nella pagina pubblicata. Non costruire filtri o indirizzi a mano partendo dal collegamento di un altro professionista.
Evita di copiare sul sito una lista statica degli orari liberi: può diventare superata dopo una telefonata. La pagina deve spiegare il servizio e rimandare alle disponibilità effettive. Conserva una mappa interna dei pulsanti, con pagina di partenza, destinazione e referente per le modifiche.
Usa una procedura comune per sito, telefono e reception
Stabilisci quale agenda descrive gli impegni reali del professionista. Se la segreteria accetta un appuntamento al telefono, deve sapere dove registrarlo affinché quel tempo non venga promesso nuovamente online. Un calendario separato o un foglio cartaceo richiedono una procedura precisa di riconciliazione.
Doctolib documenta anche la creazione manuale degli appuntamenti. Controlla agenda, prestazione e durata prima di salvare: un inserimento amministrativo può avere comportamenti diversi dalla prenotazione effettuata dal paziente.
Definisci chi gestisce spostamenti, annullamenti e comunicazioni. Se lo studio utilizza un altro gestionale, verifica con i fornitori l’integrazione effettiva e i suoi limiti. La presenza di due programmi non dimostra che gli orari siano sincronizzati. Per i conflitti ricorrenti, approfondisci la guida sulle prenotazioni sovrapposte.
Verifica il percorso insieme alla segreteria
Organizza una prova controllata che parta dalla pagina del sito. Controlla che si capiscano sede, professionista e prestazione e che la disponibilità mostrata corrisponda a quella prevista. Ripeti da smartphone, dove testi e pulsanti possono comportarsi diversamente.
Concorda con lo studio come eseguire l’eventuale prenotazione di prova: una conferma può occupare un orario reale e attivare comunicazioni. Non usare nominativi o informazioni cliniche di pazienti reali per il collaudo.
- Verifica il dettaglio dell’appuntamento nella corretta agenda.
- Controlla la conferma e le informazioni organizzative ricevute.
- Prova il percorso previsto per spostare o annullare.
- Rimuovi l’appuntamento di prova e verifica l’orario liberato.
Annota anche quale recapito usare se il paziente non riesce a completare il passaggio. Un pulsante funzionante serve poco quando nessuno gestisce le eccezioni.
Misura i passaggi utili proteggendo i dati dei pazienti
Il clic dal sito verso Doctolib misura un passaggio. Per sapere quanti appuntamenti sono stati completati servono dati effettivamente disponibili nel sistema di prenotazione e definizioni condivise con lo studio. Evita di chiamare “prenotazioni” tutti i clic del pulsante.
Fai controllare che URL, parametri e strumenti di analisi del sito non raccolgano nomi, recapiti, motivi clinici o documenti. Le indicazioni Google sulle informazioni personali ricordano che anche indirizzi delle pagine e campi dei moduli possono inviare dati in modo involontario.
Usa nel report operativo conteggi aggregati e problemi organizzativi: pulsanti errati, appuntamenti nella sede sbagliata, richieste di assistenza. Le informazioni cliniche devono restare nei percorsi autorizzati dello studio. Se serve analizzare il passaggio a un fornitore esterno, parti dalla guida sulle prenotazioni su un dominio esterno e verifica quali misure siano concretamente consentite.
Domande frequenti
Doctolib è disponibile per studi e strutture in Italia?
Sì, Doctolib dispone di un servizio italiano per professionisti e strutture sanitarie. Le funzioni attivabili dipendono dal prodotto, dal contratto e dai diritti assegnati all’account: verifica questi elementi prima di configurare il sito.
Perché il profilo è visibile ma non mostra appuntamenti?
Controlla agenda, prestazione, aperture, assenze e intervallo consentito per prenotare. La visibilità del profilo è soltanto uno dei requisiti: una prestazione deve essere associata a orari effettivamente prenotabili.
Serve un widget per collegare Doctolib al sito?
Puoi usare un normale pulsante verso il profilo pubblico corretto. Un’integrazione più articolata va verificata con Doctolib e con chi gestisce il sito, usando il codice e le opzioni previsti per lo studio.
Gli appuntamenti telefonici vengono sincronizzati automaticamente?
Non presumere che una registrazione in un altro strumento aggiorni Doctolib. La segreteria deve inserire gli impegni nell’agenda scelta o verificare un’integrazione realmente funzionante fra i sistemi.
Posso contare i clic verso Doctolib come nuove prenotazioni?
No. Un clic non prova che il paziente abbia scelto e confermato un appuntamento. Tieni separati passaggi dal sito e prenotazioni effettive, senza inviare dati identificativi o sanitari agli strumenti di analisi.
Fonti ufficiali e approfondimenti
- Doctolib Italia: servizi per professionisti e strutture
- Doctolib: ricerca di un professionista o di una struttura
- Doctolib: attivare la prenotazione online
- Doctolib: creare e personalizzare una prestazione
- Doctolib: creare aperture dell’agenda
- Doctolib: controlli quando non ci sono disponibilità online
- Doctolib: creare un appuntamento in agenda
- Google Analytics: evitare l’invio di informazioni personali