Indice della guida
Questa guida riguarda i messaggi inviati dall’attività ai clienti. Se il problema nasce prima, quando il sito deve recapitare una richiesta alla tua casella, segui la guida al modulo contatti le cui email non arrivano.
Distingui messaggio nello spam, rifiutato o non letto
Chiedi al destinatario di cercare l’indirizzo del mittente e l’oggetto anche nelle cartelle Spam, Indesiderata e nelle eventuali quarantene aziendali. Controlla nella tua casella se è arrivato un avviso di mancato recapito. Se esiste, conserva il codice e il testo dell’errore: “indirizzo inesistente” richiede un intervento diverso da un rifiuto per autenticazione.
La mancanza di risposta non prova un problema tecnico. Allo stesso modo, un sistema che segnala “consegnato” può descrivere l’accettazione da parte del server ricevente, senza certificare la cartella finale o la lettura. Definisci quindi l’esito osservato prima di chiedere una correzione.
Elenca i servizi che inviano con il dominio aziendale
Una casella usata dal computer, il gestionale che genera preventivi e la piattaforma per le newsletter possono mostrare lo stesso indirizzo, pur spedendo da servizi differenti. Scrivi per ciascuno chi lo gestisce e quale tipo di messaggio produce.
- Posta inviata manualmente dalla casella aziendale.
- Preventivi e conferme generati dal gestionale.
- Notifiche del sito o del negozio online.
- Comunicazioni commerciali inviate con una piattaforma dedicata.
Se falliscono soltanto i preventivi automatici, questa differenza è un indizio concreto. Se il problema è iniziato dopo un cambio di fornitore, ricostruisci quali collegamenti sono stati modificati, senza sostituire tutti i record del dominio.
Prepara un invio che l’assistenza possa ritrovare
Usa una casella di prova sotto il tuo controllo e un messaggio senza dati riservati, con oggetto riconoscibile. Ripeti dal programma abituale e, se pertinente, dal gestionale. Annota il risultato per ogni percorso; confrontare servizi diversi è più utile che reinviare continuamente lo stesso preventivo al cliente.
Conserva mittente, destinatario, orario con fuso, oggetto e identificativo del messaggio se disponibile. Passali al fornitore nel canale di assistenza. Se una prova arriva e un’altra no, indica anche quali allegati o collegamenti differiscono. Non pubblicare le intestazioni complete su pagine aperte: possono contenere indirizzi e riferimenti interni.
Fai verificare SPF, DKIM e DMARC sul servizio corretto
Le linee guida Gmail per i mittenti richiedono SPF o DKIM per chi invia ad account Gmail personali; per i mittenti di grandi volumi prevedono requisiti aggiuntivi, compresi SPF, DKIM e DMARC. Google consiglia comunque tutti e tre per i domini di invio.
SPF identifica i servizi autorizzati a spedire; DKIM firma i messaggi; DMARC collega l’autenticazione al dominio visibile del mittente e ne definisce la gestione. Chiedi una verifica per ogni servizio realmente usato. Un’impostazione valida per la posta ordinaria può non coprire il gestionale.
Le indicazioni Google sull’autenticazione aiutano a leggere i segnali presenti nei messaggi ricevuti. Evita record DNS copiati da esempi generici: il fornitore deve prepararli sulla configurazione effettiva. Superare l’autenticazione non garantisce da solo l’arrivo in Posta in arrivo.
Controlla identità, allegati e abitudini di invio
Rendi riconoscibili nome dell’azienda, oggetto e motivo del messaggio. Un preventivo atteso dovrebbe riferirsi alla richiesta del cliente, con un documento chiaramente nominato e collegamenti comprensibili. Se il problema sembra dipendere da un allegato, confronta una prova senza allegato e chiedi al provider l’esito registrato: non attribuire automaticamente la colpa al formato PDF.
Evita di mescolare una risposta commerciale richiesta con invii promozionali ripetuti. Le segnalazioni dei destinatari e la reputazione del servizio possono incidere sui filtri. Se un messaggio legittimo è nello spam, il cliente può segnalarlo come non spam; questa azione non sostituisce la verifica della configurazione aziendale.
Verifica la correzione e proteggi le trattative aperte
Dopo l’intervento ripeti gli stessi percorsi e conserva l’esito. Chiedi cosa è stato corretto, quali mittenti sono stati verificati e quali problemi restano aperti. Una prova riuscita con un solo destinatario non descrive tutte le caselle possibili.
Per i preventivi urgenti già richiesti, concorda con il cliente un canale alternativo e accertati che abbia ricevuto il documento corretto. Aggiorna poi il controllo operativo: chi legge gli avvisi di mancato recapito e chi contatta il fornitore quando ricompaiono. Se serve un nuovo passaggio di gestione, inventaria anche la posta nella consegna di dominio, hosting e accessi.
Fonti ufficiali e approfondimenti
Domande frequenti
Perché un’email risulta inviata ma il cliente non la vede?
Posta inviata descrive la partenza dal tuo programma. Il messaggio può essere rifiutato, finire nello spam o essere trattenuto dal destinatario. Servono l’esito del servizio di invio e un controllo nella casella ricevente.
Configurare SPF, DKIM e DMARC elimina sempre lo spam?
No. L’autenticazione è un controllo importante, ma i filtri considerano anche altri segnali. Va verificata per tutti i servizi che inviano con il dominio, insieme agli esiti dei messaggi.
Devo cambiare dominio per far arrivare i preventivi?
Prima individua la causa. Cambiare dominio senza capire quale servizio o configurazione produce il problema può lasciare irrisolto il guasto e complicare i riferimenti già conosciuti dai clienti.