Indice della guida
Molti problemi di proprietà nascono da una scelta iniziale comoda ma fragile: creare la scheda nell’account personale di chi la configura e condividere le credenziali. Quando quella persona cambia ruolo, lascia l’azienda o termina il contratto, il controllo operativo diventa incerto.
Una struttura corretta separa l’identità dell’azienda dal lavoro quotidiano. Gli utenti vengono invitati singolarmente, i ruoli sono documentati e la proprietà principale passa soltanto attraverso la funzione prevista da Google.
I tre livelli da conoscere
Il proprietario principale è il riferimento centrale del profilo ed è l’unico ruolo di questo tipo. Possono però esistere altri proprietari con ampi poteri e più gestori dedicati alle attività operative.
I proprietari controllano utenti, dati e rimozione del profilo. I gestori dispongono di gran parte delle funzioni editoriali e possono lavorare su informazioni, link, aggiornamenti e recensioni, ma non possono aggiungere o rimuovere persone né rimuovere il profilo.
- Proprietario principale: presidia il controllo e può trasferire la proprietà principale.
- Proprietario: può aggiungere o rimuovere utenti e amministrare il profilo.
- Gestore: svolge la gestione ordinaria senza governare gli accessi.
- Google Groups non può essere aggiunto come proprietario o gestore di un singolo profilo.
Quale ruolo assegnare a titolare, personale e agenzia
Il titolare o un account aziendale stabile dovrebbe mantenere la proprietà principale. Un socio con responsabilità effettiva può essere proprietario aggiuntivo; chi pubblica contenuti, risponde alle recensioni o aggiorna gli orari può normalmente lavorare come gestore.
Un’agenzia non deve diventare automaticamente proprietario principale. Il ruolo va deciso in base alle operazioni necessarie e al contratto, assicurando che l’impresa mantenga sempre un accesso proprietario indipendente dal fornitore.
Invitare, modificare o rimuovere un utente
Dal profilo, aprire Altro, Impostazioni del profilo dell’attività e poi Persone e accesso. Un proprietario può aggiungere l’indirizzo email dell’utente e scegliere Proprietario o Gestore. L’invito resta visibile finché non viene accettato o annullato.
La stessa area consente di cambiare il ruolo o rimuovere un utente. Se il comando non è disponibile, verificare il proprio livello di accesso e l’anzianità dell’utente: un gestore non può rimuovere persone e i nuovi utenti hanno limitazioni temporanee.
- Usare l’indirizzo del singolo Account Google, senza condividere password.
- Selezionare il ruolo in base alle attività previste.
- Far accettare l’invito e verificare che l’utente acceda correttamente.
- Registrare internamente data, ruolo, responsabile e motivo dell’accesso.
- Rivedere periodicamente utenti attivi e inviti ancora pendenti.
Trasferire la proprietà principale senza ricreare la scheda
Un trasferimento si esegue sul profilo esistente. Il destinatario deve essere già aggiunto come proprietario o gestore; dalla voce Persone e accesso si seleziona la persona, si modifica il ruolo in Proprietario principale e si salva.
Questa procedura mantiene le informazioni del profilo, comprese le recensioni. Non è necessario eliminare la scheda, crearne una nuova o cedere l’intero Account Google personale. Prima del trasferimento bisogna accertarsi che il destinatario rappresenti davvero l’impresa.
La limitazione iniziale di sette giorni
Un nuovo proprietario o gestore deve attendere sette giorni prima di eseguire alcune operazioni sensibili. In questo intervallo può incontrare errori quando tenta di eliminare o ripristinare il profilo, rimuovere altri utenti o trasferire la proprietà principale.
La limitazione è rilevante nei passaggi urgenti tra agenzie o dipendenti. Pianificare il cambio in anticipo evita di scoprire all’ultimo momento che il nuovo account non può ancora completare la consegna.
- Aggiungere il nuovo responsabile prima della data di cessazione del vecchio accesso.
- Non rimuovere l’unico account aziendale stabile durante la transizione.
- Se un nuovo utente lascia il profilo nei primi sette giorni, dovrà essere aggiunto di nuovo per rientrare.
- Controllare l’esito del trasferimento dalla schermata Persone e accesso.
Protocollo di sicurezza consigliato
Limitare il numero degli utenti riduce il rischio di modifiche o trasferimenti non autorizzati. Google raccomanda di rimuovere gli ex dipendenti, prestare attenzione a richieste di accesso inattese e non fidarsi di chi si presenta come supporto chiedendo denaro, password o codici monouso.
La sicurezza del profilo dipende anche dall’Account Google di ciascun utente. Password uniche, verifica in due passaggi, dispositivi aggiornati e recapiti di recupero controllati dall’azienda sono misure operative, non semplici formalità.
- Mantenere almeno un proprietario aziendale stabile e verificato.
- Attivare la verifica in due passaggi sugli account con accesso.
- Controllare trimestralmente utenti, ruoli e inviti pendenti.
- Revocare gli accessi il giorno in cui termina il rapporto di lavoro o fornitura.
- Non comunicare mai password, OTP o codici di verifica a chi telefona dichiarando di essere Google.
Fonti ufficiali e approfondimenti
Le funzioni e le procedure di Google possono cambiare. Per i passaggi più delicati, confronta sempre la situazione concreta con la documentazione ufficiale aggiornata.
Domande frequenti
È corretto dare la password del titolare all’agenzia?
No. Ogni persona o fornitore dovrebbe usare il proprio Account Google ed essere invitato con il ruolo appropriato. In questo modo l’accesso può essere revocato senza cambiare le credenziali aziendali.
Un gestore può aggiungere altri utenti?
No. La gestione di proprietari e gestori è riservata ai proprietari. Il gestore può svolgere gran parte delle attività operative, ma non governa gli accessi.
L’agenzia deve diventare proprietario principale?
Di norma è più prudente che la proprietà principale resti all’impresa. L’agenzia riceve il ruolo minimo necessario alle attività concordate, mantenendo una chiara procedura di uscita.
Perché non riesco a trasferire subito la proprietà?
Un utente appena aggiunto può essere soggetto alla limitazione di sette giorni per operazioni sensibili. Verifica anche di avere un ruolo proprietario adeguato e che il destinatario sia già presente nel profilo.